1. OBJECTIFS

Le Salon du livre est une manifestation annuelle, publique, ayant comme objectif de promouvoir la lecture en favorisant le contact du public avec la production éditoriale régionale, nationale et internationale et ses artisans.  De plus, il favorise les contacts professionnels entre éditeurs, libraires et bibliothécaires.  Destiné à informer le public, il se veut aussi un moyen de promotion directe ; c’est pourquoi il y a vente au public.

2. PARTICIPATION

2.01 Sont admis à exposer par ordre de priorité :

a) les éditeurs (individus ou corporations qui éditent des livres de façon continue et qui les offrent aux lecteurs par l’intermédiaire d’un distributeur à travers le réseau des librairies) et les distributeurs de tous pays ; les associations professionnelles de l’industrie du livre, les états, organismes publics et parapublics qui ont un service d’édition ou qui appuient l’activité éditoriale ; les éditeurs de périodiques et les éditeurs de matériel audio-visuel ayant rapport avec le livre ;

b) les bibliothécaires et les libraires, dans la mesure où leur stand présente un choix thématique accepté par la direction du Salon ; toutefois, les livres exposés ne doivent pas recouper (à moins d’entente entre les parties) les fonds des éditeurs exposants ;

c) les fournisseurs de toutes sortes affectés à la fabrication des livres soit, les imprimeurs, les relieurs, les concepteurs graphiques, les photographes…;

d) les commanditaires.

2.02 Dispositions particulières

Les exposants s’engagent à organiser eux-mêmes la vente des livres qu’ils exposent et à assurer la présence d’un délégué permanent dans leur stand respectif.

Les exposants ne pourront exposer ou mettre en vente des livres appartenant au fonds d’un autre éditeur à moins d’en être le représentant officiel et exclusif.

La vente est permise en accord avec les lois du Québec sur la vente au détail.   L’exposant doit observer le prix de catalogue suggéré afin que le Salon ne devienne pas un lieu de mauvaise compétition.  Les vente au rabais ne sont pas permises, la seule exception étant le prix de lancement durant un lancement.  Les produits mis en vente au Salon doivent être disponibles en librairie.

Un éditeur peut se faire représenter mais seul le nom de l’éditeur apparaît sur le stand.

3. CONDITIONS DE PARTICIPATION

3.01 Inscription

On est prié de s’inscrire en se servant du contrat.  Le contrat dûment rempli accompagné du premier versement devra être acheminé aux bureaux du Salon, dès réception.  L’inscription de l’exposant devient officielle après signification de l’acceptation par la direction du Salon.

Toute réserve ou condition ajoutée au contrat par l’exposant éventuel sera considérée comme nulle et non avenue.   Toute demande reçue moins de deux (2) mois avant le Salon ne sera agréée que dans la mesure où des emplacements seront disponibles.

IMPORTANT : la direction se réserve le droit de refuser les demandes qui ne lui paraîtront pas conformes aux objectifs du Salon.

3.02 Paiement des frais de location

Un montant de 50% du coût de la location est exigible à la signature du contrat.  Le solde de la location devra être payé au plus tard deux (2) mois avant la date de l’événement.  Les éditeurs joindront au contrat un mandat postal ou une traite bancaire, en devises canadiennes encaissables au Québec, émis au nom du Salon.

3.03 Liste officielle des exposants

La liste officielle des exposants du Salon comprendra gratuitement le nom de chaque exposant, le nom du diffuseur ou du distributeur, ainsi que d’autres renseignements tels qu’ils auront été demandés par le Salon dans le contrat officiel.

La direction du Salon ne se tient responsable d’aucune erreur ou omission dans cette liste.

3.04 Censure

La direction du Salon n’exerce aucune censure sur les livres ou objets exposés qui restent cependant assujettis aux lois en vigueur au Canada.

3.05 Emplacements

Les emplacements seront désignés par la direction du Salon dans l’intérêt de la présentation générale comme dans celui des exposants ; cependant, la direction prendra autant que possible en considération les désirs des exposants en ce qui concerne l’emplacement.

La direction du Salon se réserve le droit de déplacer tout exposant pour des raisons d’aménagement, sans préjudice pour les personnes considérées et pour la direction du Salon.

3.06 Cession

L’exposant ne peut céder, ou sous-louer, subdiviser, partager ou transporter en aucune manière ses droits .

3.07 Désistement

Si un exposant décide de ne pas participer au Salon après avoir fait parvenir une demande d’admission, il doit en demander l’annulation, par courrier recommandé, au Salon, six (6) semaines avant l’événement ; dansa un tel cas, le Salon retiendra la moitié de ses frais d’adhésion.  S’il présente sa demande après ce délai, l’exposant demeure tenu de payer le montant total des frais d’adhésion ; le Salon garde alors le droit de lui réclamer le remboursement de tous dommages directs ou indirects qui pourraient résulter de cette annulation.  Les décisions du Salon sur toute demande d’annulation lieront les parties et seront sans appel.

4.  STANDS

4.01  Location

Le Salon vous offre des stands complets au tarif indiqué sur le contrat.  Il est également possible de louer des surfaces libres.  L’exposant qui loue une surface libre doit obligatoirement y ériger son propre stand en conformité avec l’article 4.02 qui suit.

4.02  Stands spéciaux montés par les exposants

L’exposant qui fournit son propre stand devra se conformer aux règlements suivants :

  • Tout exposant devra obtenir, au préalable, de la direction du Salon, l’acceptation du plan et de l’agencement de son stand.  Ceux-ci, une fois acceptés, ne pourront être modifiés.
  • L’utilisation de l’espace des allées est interdite à moins d’autorisation de la direction du Salon.
  • L’exposant devra se charger du coût du montage et du démontage de son stand spécial.
  • Tout stand et équipement annexe/meubles, écrans, cloisons – doivent être auto-supportants.  Rien ne doit être suspendu au plafond ni attaché aux colonnes.
  • Les stands spéciaux ne doivent pas dépasser une hauteur de 2,46 m (8 pi) ni obstruer la vue des autres stands.
  • Les stands spéciaux et les produits qui y sont exposés ne devront déborder en aucun cas de l’emplacement qui leur est attribué ni empiéter sur les allées réservées à la circulation.

4.03  Aménagement

Tout exposant devra obtenir, au préalable, de la direction du Salon, la permission de suspendre des identifications au-dessus de son stand.

Sont interdis tout élément de décoration ou de présentation susceptible d’endommager le matériel d’exposition ou les locaux du Salon, ainsi que tout matériel susceptible d’être la cause d’un incendie ou d’une explosion.

Il est également défendu d’enfoncer des clous ou des vis dans les murs des locaux du Salon ainsi que dans les cloisons des stands.  Et aussi proscrit, l’utilisation de colle et de peinture.

La remise en état ou le remplacement du matériel détérioré ou perdu, comme l’enlèvement du matériel dangereux, seront immédiatement effectués par la direction du Salon, aux frais du contrevenant.

4.04  Enseigne

Tout stand est équipé d’une enseigne officielle appartenant au Salon et identifiant l’exposant.  Cette enseigne est partie intégrante du stand et ne doit pas être enlevée.

4.05  Numérotation

Tout stand doit afficher le numéro assigné par le Salon.

5.  INSTALLATION ET ENLÈVEMENT DES PRODUITS EXPOSÉS

5.01  Installation

Les exposants qui ont leur propre stand doivent se conformer aux règles spécifiques de chaque Salon pour l’installation de stands et la présence sur le site d’exposition.

5.02  Enlèvement

En aucun cas, l’enlèvement des livres exposés ni le démontage des stands ne pourront débuter avant l’heure de la fermeture.

5.03  Entreposage

Si les biens des exposants sont encore sur le site d’exposition après midi, le lendemain de la fermeture, ils seront déplacés par le transporteur choisi par le Salon.   S’il y a lieu, les exposants devront assumer les frais d’entreposage et de manutention.

5.04  Marchandises non dédouanées

L’enlèvement de toute marchandise non dédouanée doit être approuvé par la Douane canadienne.

6.  AUTORITÉ DU SALON

6.01  Règlements et directives

La direction du Salon se réserve le droit d’adopter tout règlement ou d’émettre toute directive qu’elle jugera nécessaire ou utile dans l’intérêt du Salon et des exposants en général ; les exposants sont tenus de respecter règlements et directives.

6.02  Autorité du Salon

La direction se réserve le droit, à sa seule discrétion, d’annuler le Salon, d’en changer la date d’ouverture et de fermeture, d’en modifier la durée ou les heures d’ouverture.   La direction ne pourra être poursuivie en dommages ou autrement dans ces cas.  De plus, les demandes d’admission des exposants gardent leur entière validité et le paiement du coût de location reste exigible.

6.03  Sécurité

Le Salon veillera à la protection des exposants, des biens des exposants et des visiteurs dans la mesure du possible.  Cependant, il se dégage de toute responsabilité.

Si un exposant est en retard, aucun personnel du Salon ne sera affecté à la surveillance des lieux abandonnés par le ou les responsables.

6.04  Assurances

Les exposants sont donc obligés de s’assurer individuellement contre le vol, l’incendie, la perte, la détérioration et les responsabilités civiles et d’en fournir la preuve au Salon.

6.05  Responsabilités

La direction générale et le Salon ainsi que ses employés et agents ne pourront être poursuivis en dommages ou autrement dans le cas de non-respect des clauses de cette entente, en tout  ou en partie, causé directement ou indirectement par ou à la suite d’incendie, de tempête, d’inondation, de guerre, de rébellion, d’insurrection, d’émeute, d’agitation populaire, de grève, de conflit ouvrier, de pénurie de combustible, d’accident ou dans tout autre cas fortuit ou de force majeure qui pourrait échapper à l’autorité de la direction générale et du Salon, que ces causes ressemblent ou pas à celles énumérées plus haut.  Les frais d’adhésion ne seront pas remboursés dans les cas ci-haut mentionnés.

Sans limiter ce qui est dit précédemment, l’exposant s’engage à protéger, indemniser et garantir le Salon de tout dommage à la propriété, mort ou blessure subie par le locateur ou par le Salon, leurs dirigeants, employés, 0répos.s, mandataires, visiteurs, concessionnaires, résultat du fait ou de la négligence de l’exposant ou de ceux dont il est responsable.

6.06

Les exposants sont responsables de leurs employés, agents, fournisseurs et entrepreneurs et des employés ou agents de ceux-ci durant leur présence sur les lieux du Salon.

6.07  Manifestations

La direction se réserve le droit d’interdire toute manifestation pouvant troubler l’ordre ou menacer la sécurité des visiteurs.

7.  INFRACTIONS

L’exposant s’engage à respecter les obligations mentionnées dans le contrat, les règlements et directives et les clauses de non-responsabilité du Salon assortissant ces obligations, de même que le droit stipulé en faveur du Salon d’agir à la place de l’exposant en cas de manquement de celui-ci à ses obligations.

8. EXPULSION

Le Salon se réserve le droit, en tout temps, de rejeter, refuser ou retirer en tout ou en partie, le contenu d’un stand qui ne respecte pas les règles du Salon, ou d’en expulser l’exposant ou son personnel et, dans ce cas, l’exposant n’aura pas le droit de poursuivre le Salon en dommages ou autrement ni de réclamer le remboursement des frais d’adhésion.

9. RÉCLAMATION

Dans l’intérêt général et pendant toute la durée du Salon, les décisions de la direction seront exécutoires et sans appel.  Toute réclamation devra parvenir à la directions dans les 30 jours suivant la fermeture du Salon.

10. SYNDICATS OUVRIERS

L’exposant devra se conformer aux règlements et conventions collectives des syndicats ouvriers ayant compétence sur le site d’exposition.

  11. OBSERVATION DE LA LOI

L’exposant devra obéir à toutes les lois, directives, règlements, ordonnances ou arrêtés de tout pouvoir public ayant autorité sur les lieux, leur aménagement ou sur les affaires qui s’y traitent.

12.  JEUX ET LOTERIES

Comme moyens de promotion ou de publicité dans l’enceinte du Salon, il est interdit d’organiser des loteries, des jeux de hasard, des concours ou des jeux où les participants doivent faire preuve d’adresse sans avoir obtenu, au préalable, les autorisations nécessaires auprès des organismes concernés et de la direction du Salon.

 13. RESPONSABILITÉ À L’ÉGARD DELA PROPRIÉTÉ

L’exposant devra veiller au bon usage de l’emplacement et du matériel loués.  Il devra les remettre au Salon dans le même état qu’avant l’exposition.  Toute modification ou détérioration du matériel loué du Salon ou de son contracteur (percement des cloisons, du plancher, des colonnes ou des stands, pose de papier peint, peinture, élimination ou addition de moyens d’éclairage, etc.) est rigoureusement interdite.  S’il y a lieu, une évaluation des dégâts sera faite par un expert.  Le coût des dégâts devra être défrayé par l’exposant.

Les exposants doivent s’assurer que toutes les portes d’accès soient libres de toute obstruction.

Il n’est pas permis d’avoir des fontaines, des rafraîchissoirs d’eau, etc., à l’intérieur des stands.

  14. MANIFESTATIONS DISTINCTES

Le Salon fournira tous les renseignements utiles aux exposants désireux d’organiser dans le cadre du Salon, des conférences de presse, des réceptions ou des lancements en dehors des manifestations prévues.  Les demandes devront être acheminées au Salon dans les délais prévus.

  15. BOISSONS ALCOOLISÉES

Conformément à la Loi de la Société des Alcools du Québec, il est interdit d’offrir et de consommer des boissons alcoolisées dans les stands, sans permis.

 16. PRÉVENTION DES INCENDIES

16.01 Matériaux ignifugés

Tous les matériaux et tissus servant à la décoration doivent être ignifugés.

16.02 Entreposage

Il est interdit de garder des emballages (en carton, bois ou autre matériau) sur le site d’exposition, à l’intérieur des stands ou dans leur voisinage immédiat.

16.03 Bonbonnes d’hélium

Les bonbonnes d’hélium sont interdites sur le site d’exposition pendant les heures d’ouverture.

17.  SONORISATION ET PUBLICITÉ DISTINCTES

La salle est dotée d’un matériel de sonorisation dont l’usage est réservé à la direction pour diffusion de communiqués et de musique d’ambiance.  La musique et l’information parlée dans les stands doivent être circonscrites à une zone d’écoute délimitée par les dimensions mêmes du stand.

 18. SERVICES DE L’ÉLECTRICIEN

Les exposants qui désirent se procurer de l’éclairage complémentaire ou des circuits additionnels, doivent remplir le contrat fourni par le Salon à cet effet ou en faire la demande auprès de la direction du Salon.

  19 . RÉCEPTION DES MARCHANDISES ET DOUANES

19.01 Matériel d’exposition

Pour les exposants dont la marchandise provient de l’extérieur du Québec, tout matériel d’exposition peut parvenir sur le site d’exposition selon les règles de chacun des Salons.

19.02

Le Salon n’acceptera aucun envoi payable à la livraison (C.O.D.).

19.03  Manutention et entreposage des marchandises

L’exposant est seul responsable de tous frais d’expédition, de livraison et d’entreposage de ses marchandises et de son matériel d’exposition à la plate-forme de réception désignée par le Salon, sans considération des frais d’adhésion qu’on lui fixe.  Le Salon fournira les étiquettes d’identification à apposer sur les contenants, lesquels seront retirés des stands avant l’ouverture du Salon.

  20. SOLLLICITATION, ÉCHANTILONS ET AFFICHES

20.01 Prospectus et publicité

L’exposant ou son personnel ne peut en aucun cas distribuer des prospectus ou autres documents en dehors de la surface de son stand, nif faire de la publicité pour une firme ou un pays n’exposant pas au Salon même.

20.02 Ballons

Il est interdis de distribuer des ballons.

20.03 Affiches

Il est rigoureusement interdis d’apposer des affiches en dehors de l’espace délimité par le stand.

De plus, toute affiche doit être enlevée à la fin du Salon.  Le droit d’affichage ou de diffusion de toute forme de publicité à l’intérieur ou dans le voisinage du site d’exposition est exclusivement réservé au Salon.

20.04

En aucun cas, les produits exposés ne devront déborder de l’emplacement du stand ni empiéter sur les allées réservées à la circulation.

  21. AVIS

Tout avis qui devra être donné en vertu du contrat entre le Salon et l’exposant sera censé avoir été validement donné s’il est remis de main à main à l’exposant, ou à l’un de ses employés, agents ou préposés dans l’espace loué, ou expédié sous pli recommandé soit à l’exposant, soit au Salon, à leur adresse respective telle que mentionnée sur la formule d’inscription.

  22. JURIDICTION ET INTERPRÉTATION

Dans l’éventualité de contestation entre les exposants et le Salon, le lieu de juridiction et le tribunal compétents seront dans le district judiciaire de la ville où à lieu le Salon.  En cas de différends et pour l’interprétation du contrat, seule la loi de la Province de Québec fera autorité.  Dans le cas de différence entre le texte français et le texte anglais, le texte français prévaudra.

23. Dans tous les salons du livre

Les articles sont valides pour tous les salons, sauf indication contraire signifiée par écrit et accompagnant le contrat.